Правила делового общения

Деловая переписка – это неотъемлемая часть делового общения в процессе ведения предпринимательской деятельности, современного бизнеса различного масштаба. В процессе ведения бизнеса предпринимателям приходиться решать в сжатые сроки различные проблемы, решать немедленно, в кротчайшие сроки. Благодаря деловой переписке бизнесмены могут решать вышеупомянутые дела со своими партнерами по бизнесу в оперативном режиме, без личных встреч, экономя личное время. Посредством деловой переписки предприниматели решают многие, имеющие отношение к их бизнесу актуальные дела, успешно развивают свое дело.

Существует несколько правил ведения деловой переписки, ряд нюансов, которые относятся к таким моментам, как смысловое содержание, оформление делового письма, его структурная основа, стилистика и так далее. Предприниматель, неправильно оформивший деловое письмо, нарушивший негласные каноны делового общения, легко может лишиться партнера по коммерческой деятельности, нанести неповторимый урон своей деловой репутации, что в итоге отразится на его же бизнесе. Особенно это актуально на этапе становления бизнеса, на ответственной стадии отработки новых деловых контактов.

В наше время многие предприниматели, коммерсанты не могут полноценно вести бизнес, пренебрегая преимуществами, которые дает деловая переписка. Речь идет о своеобразном инструменте, позволяющем вести полнофункциональное деловое общение на полуофициальном уровне. Данная форма позволяет предприятиям, представляющим разные сферы деятельности, решать различные проблемы, обмениваться разного рода деловой информацией, находить взаимовыгодные решения (компромиссы).

Существует ряд правил составления, оформления деловой корреспонденции. Деловое письмо, если оно оформлено правильно, не должно содержать грамматических, пунктуационных ошибок, характеризоваться четкой, однозначной смысловой нагрузкой. Стиль делового письма должен быть соответствующий, не стоит перегружать текст «водой», лучше сделать акцент на информативности, смысловой содержательности, правилах, так сказать, делового этикета.

О правилах, схеме ведения делового общения, переписки официально заговорили еще в Англии, причем с тех пор прошло свыше двух веков. Именно там были сформированы основы делового этикета, правила составления деловой корреспонденции, в частности деловых писем. В те годы нарушение вышеупомянутых постулатов делового этикета могло стоить нарушителю потери авторитета не только в деловых кругах. На кон ставился не только авторитет и престиж предприятия, но и доброе имя семьи коммерсанта, представителя компании. Именно поэтому особы, занимающие составлением деловых писем, большое значение придавали всевозможным предписаниям, следили за нововведениями. В те годы писарь, занимающийся составление деловых писем, стоит отметить, не мог позволить себе ошибиться, ведь подобная оплошность могла стоить ему слишком дорого.

В наши дни все, естественно, гораздо проще, ведь существуют четкие правила составление деловой корреспонденции, сервисы автоматической проверки пунктуации, орфографии текста, электронные шаблоны деловых писем и так далее. Благодаря программному обеспечению составление делового письма стало делом нескольких минут, если человек обладает определенными навыками, является уверенным  пользователем компьютерного оборудования. Все же специальные программы, шаблоны, опыт работы с ПК, не являются залогом того, что деловое письмо будет отвечать всем правилам составления деловой корреспонденции, будет читабельным, понятным для корреспондента. Стилистика делового общения должна быть простой, однозначной, но ни в коем случае не переходить за грань дозволенного. Не желательно использовать в письме много терминов, перегружать ими текст.

В деловом письме классически указывается дата составления письма, контактные данные отправителя и получателя письма (адресата). Структура деловой корреспонденции единая, то есть письмо, обычно имеет вступление, основную часть, заключительную часть, допускаются дополнения. Во вступительной части (вступление) классически в краткой сухой форме излагают суть обращения, цель, тему делового сообщения. Обычно на все это уходит несколько предложений. В основной части составитель письма излагает все без исключения аспекты, которые желает обсудить с адресатом. Заключительная часть делового письма содержит информацию чисто формального характера, речь идет о вежливой форме выражения отношения к адресату.

В последние годы составление деловой корреспонденции не обходится без использования знаменитого текстового редактора корпорации Microsoft, одной из наиболее популярных в мире программ. Данный софт позволяет подбирать шрифт, размер печатного знака, стиль, проверять грамматическую, пунктуационную и даже стилистическую корректность текста, автоматически выводить на принтер набранный секретарем текст. Данная программа характеризуется высокой функциональностью, доступностью, не требует особой специальной подготовки, отличается высокой совместимостью с различным компьютерным оборудованием, программным обеспечением.

Обычно для распечатки деловых писем используется специальная фирменная бумага, на которой нанесен логотип компании. Деловое письмо – это в определенной мере визитная карточка предприятия, потому к оформлению подобной корреспонденцию необходимо относится серьезно. Международная деловая переписка предполагает составление писем на английском языке, ведь это наиболее распространенный в мировом сообществе иностранный язык, можно сказать интернациональный язык. Крайне не желательно использовать в тексе просторечия, отклонятся от делового тона, ведь подобное может быть расценено, как так называемая речевая агрессия, непочтение к персоне адресата. Форма обращение подбирается в зависимости от того, насколько близко, хорошо знает адресата составитель письма. Желательно, чтобы текст письма был разбит на смысловые абзацы, дабы повысить читабельность текста, обеспечить более высокую степень восприятия информации.

В деловой корреспонденции существует много различных писанных и не формальных правил, нюансов. Первый абзац делового письма, как и последний абзац, не превышает четырех строк. Не стоит в процессе составления письма допускать абзацы, превышающие семь строк, сокращать слова, которые имеют характер обращения непосредственно к адресату, предприятию, которое тот представляет. Не следует употреблять в деловой корреспонденции неточные фразы, имеющие двоякий смысл, слишком много профессиональной терминологии, вульгарные выражения. В заключительной части письма необходимо прописать благодарность адресату за то, что тот нашел время, дабы прочить данное деловое письмо.

Деловой этикет предполагает от лица, получившего деловое письмо, ответ в электронной или письменной форме. Отписаться необходимо в течение нескольких дней, если речь идет о печатной корреспонденции. На обработку и отписку электронной корреспонденции дается не более двух рабочих дней. Деловое письмо должно выглядеть привлекательно, вселять своим внешним видом, манерой составления уважение к отправителю, работать на авторитет последнего, способствовать решению стратегических, важных оперативных задач.

Электронная деловая корреспонденция характеризуются своим специфическими правилами, особенно если речь идет о деловой переписке посредством общедоступных каналов электронной связи (почтовые службы, социальные сети и так далее). Всем известно, что вышеупомянутые средства обмена информации сильно загрязнены навязчивой рекламой, то есть спамом. Существует риск, что неправильно оформленное онлайн письмо может быть расценено адресатом как спам, проигнорировано последним или удалено в автоматическом режиме, если не пройдет спам-фильтр. Именно поэтому огромное значение имеет оформление темы, заголовок, то есть деловое письмо внешне не должно смахивать на спам, иметь отличительные черты. Изначально речь идет о формулировке темы, внешнем оформлении, заглавие. Недопустимы такие пометки как предложение сотрудничество, коммерческое предложение, информационная помощь, взаимовыгодное бизнес сотрудничество и так далее. Адресат с первого взгляда должен понимать, что электронное письмо содержит важную, полезную для него информацию, а не банальный спам (реклама, ненужная информация, происки кибернетических мошенников).

Деловая онлайн корреспонденция должно содержать учтивое, вежливое приветствие, цель которого расположить к себе адресата, завоевать его доверие. Обратиться к адресату можно по имени, имени-отчеству, используя более обобщенные слова в зависимости от конкретно взятых межличностных отношений, ситуации. Логично начать письмо с объяснения обстоятельств знакомства, делового сотрудничества с адресатом, чтобы еще больше расположить к себе последнего, а уж после можно приниматься за изложение основной цели делового сообщения. Желательно четко сформулировать цель делового письма, используя одну-две фразы, дабы облегчить восприятие изложенной там информации. Основная мысль электронного письма должна быть изложена еще в первом смысловом абзаце, ведь классически максимум внимания читателя концентрируется на вступительной части письма, его «шапке».

Желательно, чтобы деловое электронное письмо сопровождалось графической презентацией, пусть даже самого элементарного уровня, изготовление которой не требует особого труда. Прилагаемые к письму графические файлы, видео или аудио файлы должны быть правильно подписаны, иметь стандартный формат, отвечать тематике, цели деловой корреспонденции. Особое внимание следует уделить выбору методов, стиля самовыражения, потому уместней отдать предпочтение почтительному официальному тону. Не стоит использовать в процессе составления письма смайлики, экспрессивные выражения, чтобы в памяти адресата, прочитавшего данное письмо, отложилось только хорошее. Наконец главное правило деловой корреспонденция – никакой корреспонденции, если в том нет насущной необходимости, ведь потраченное впустую время — это упущенные деньги. Удачи!